Apie įrašų valdymo teorijos pobūdį

Šis straipsnis buvo pristatytas 35-ojoje metinėje įrašų tvarkymo ir administratorių asociacijos konferencijoje ir paskelbtas žurnale Proceedings (Prairie village, KS: ARMA, 1990): 801–813, ir perspausdintas su keliais nedideliais pakeitimais American Archivist, 57 tomas (1994 m. pavasaris). ): 3346-351. Ši versija gali šiek tiek skirtis nuo paskelbtų versijų.

Originalus straipsnis: https://people.ischool.berkeley.edu/~buckland/rmtheory.html

Michael Buckland

Informacijos valdymo ir sistemų mokykla, Kalifornijos universitetas, Berklis, CA 94720-4600 Santrauka: teorija apibrėžiama kaip esminis kažko požiūris arba aprašymas. Nagrinėjamas su įrašų valdymo teorija susijusios teorijos pobūdis, įskaitant informacijos paiešką, įrašų gyvavimo ciklą ir informacijos politiką. Dokumentų valdymo teorija neturėtų būti vertinama atskirai ir būti būdinga tik įrašų valdymui. Pateikiami funkciniai, profesiniai ir edukaciniai įrašų valdymo teorijos kontekstai su pavyzdžiais.

Įvadas

Galimos įvairios nuomonės dėl įrašų valdymo teorijos: 1. kad yra gerai apibrėžta ir nustatyta teorija, reglamentuojanti įrašų valdymo praktiką; 2. kad nėra teorijos, kuria praktiškai vadovaujamasi valdant įrašus; 3. kad yra daug teorijų, palaikančių įrašų valdymo praktiką, tačiau jos priklauso giminingoms disciplinoms ar mokslams ir yra naudojamos pagal poreikį. Šiame darbe įrodysime, kad nė vienas iš aukščiau išvardytų dalykų nėra teisingas. Vietoj to, mes keliame prielaidą: (i) įrašų teorijos pagrindas yra, bet jis nėra gerai suformuluotas; (ii) šios teorijos dalys yra ir bus vis labiau siejamos su kitomis sritimis; ir (iii) didžioji dalis galbūt dar nėra tinkamai pripažinta kaip teorija. Bet pirmiausia turime patikslinti savo sąlygas. Visų pirma, prieš nagrinėjant klausimą „Ar yra įrašų valdymo teorija?“ arba, tiksliau „Kas yra įrašų valdymo teorija?“, reikia nuspręsti dėl ankstesnio klausimą „Kas yra teorija?“, tam, kad sutaupytume laiko.

Kas yra „teorija“?

Originali žodžio „teorija“ reikšmė ir esmė yra kažko įžvalga arba perspektyva. Savo ištakomis žodis „teorija“ susijęs su žodžiu „teatras“ (Oxford English Dictionary 1989: 7 t., 902 p.). Apskritai teorija yra kažkieno požiūris ar kažkokio pobūdžio apibūdinimas. Šia bendrąja prasme teorijos pagalba galite apibūdinti bet ką.

Viena problemų yra tokia, kad protingą diskusiją apie teoriją daugumoje sričių menkino aukštas matematikos ir eksperimentinių mokslų prestižas, ypač prasidėjus Antrajam pasauliniui karui. Logika ir fizika yra neįprasta tuo, kad jei turite įžvalgų apie kai kurių jų aspektų pobūdį, paprastai galite išreikšti savo nuomonę (savo teoriją) taip, kad ją būtų galima eksperimentiškai patikrinti ir, galbūt, pripažinti netinkama. Rasti įrodymų, patvirtinančių teorijas, yra gana lengva ir naudinga. Būtent sąžiningos pastangos paneigti teorijas veda esminės pažangos link. Todėl tose disciplinose paprastai tikimasi, kad teorijos gali būti griežtai išdėstytos ir patikrintos, bandant jas paneigti. (Paprastai teorija yra hipotezė arba hipotezių derinys, kuris atlaikė tam tikrus bandymus.)

Deja, žmonės manė, kad veikloje, kuri nėra „sudėtingieji“ mokslai, taip pat turėtų būti naudojamas tas pats ribotas, specializuotas teorijos suvokimas. Ieškodami tokios griežtos teorijos ir paneigdami netvarkingą žmogaus veiklos pasaulį, pavyzdžiui, informacinių paslaugų teikimą ir naudojimą, jie akivaizdžiai nieko neranda ir juos atbaido ši siaura išankstinė nuomonė su griežta, formalia teorija, nepastebint tinkamos subjektui.

(Nesėkmingos, neteisingai suformuluotos teorijos pavyzdį žr. Boyce ir Kraft 1985). Aristotelis geriau žinojo: „Tai išsilavinusio žmogaus ženklas ir jo kultūros įrodymas, kad kiekviename dalyke jis siekia tik tiek tikslumo, kiek leidžia jo prigimtis“. (Aristotelis 1955: 27–28) Neturėtų būti griežtos „teorijos“ ir „praktikos“ dichotomijos, nes tam tikras požiūris į tai, kas yra teorija, yra abiejų pagrindas. Nepaisant to, sumanus įrašų valdymo specialistas, kaip ir kitose naudingose srityse, paprastai susiduria su pasirinkimu tarp formalios, griežtos, „gerbtinos“ teorijos, kuri, atrodo, skiriasi nuo netvarkingos kasdienybės, ir ne tokios formalios „teorijos“, kuri daugiau ar mažiau atspindi netvarkingą realybę, su kuria susiduriama praktiškai, tačiau neatrodo panaši į teoriją (Schon 1983: 42-45). Mąstytojų, o ypač akademikų, uždavinys yra panaikinti atotrūkį: parengti realistiškesnes oficialias teorijas ir parengti realias įžvalgas, išdėstytas bendraisiais principais.

Kiek trivialus yra įrašų valdymas?

Kai liausimės absurdiškai manyti, kad įrašų valdymo teorija turėtų turėti formalaus mokslo teorijos ypatumų, klausimas pasikeistų iš „ar yra teorija” į „apie ką mes teoretizuojame”. Tiksliau, kiek trivialus ar sudėtingas yra įrašų valdymas?

Jei manysime, kad įrašų valdymas yra tik puslapių numeravimas, rūšiavimas ir dėliojimas į lentynas, tai mūsų požiūris į jį – mūsų teorija – taip pat bus gana trivialus. Kad ir kokia ekonomiškai vertinga ta veikla būtų, teorija greičiausiai nebus labai įdomi.

Bet jei mes vertiname Įrašų valdymą kaip prieigos prie organizacijos darbo įrašų valdymą, tai kyla keletas sudėtingesnių aspektų, kurių paminėsiu tris pavyzdžius:

1. Informacijos gavimas. Gaunamo pirkinio Nr. 1234 pristatymo tvarka yra nesudėtinga: reikia surasti vietą ir fiziškai jį transportuoti. Bet kaip nustatyti, kokie egzistuoja įrašai, kurie patenkintų kai kuriuos neapibrėžtus poreikius? Kaip dėl visų su įmonės veikla susijusių dokumentų, kurie galėtų būti suprantami kaip diskriminacijos įrodymai? Kaip universitetas randa dokumentus, kurie gali parodyti jo indėlį į vietos pramonės gerovę? Informacijos gavimas gali apimti ne daugiau kaip tris funkcijas: (i) Fizinis dokumento kopijos paėmimas; (ii) vieta, kur šiuo metu yra žinomas dokumentas; ir (iii) nustatymas, kurie dokumentai, jei tokių yra, atitinka tam tikrą aprašymą. Gerai apibrėžtos įrašų serijos, tačiau greičiausiai reikės daugiau. Įeinama į didelę ir sudėtingą indeksavimo, klasifikavimo, sinonimų, duomenų žodynų ir kt. sritį.

2. Įrašo gyvavimo ciklas. Tikėtina, kad bet kokios rūšies įrašų tvarkymo paslaugos bus efektyvesnės ir ekonomiškai naudingesnės, jei įrašų tvarkytojas įsitrauks į visą įrašų gyvavimo ciklą. Tačiau įtraukimas į visą ciklą apima įsitraukimą į įvairiausius klausimus: formos projektavimą ir valdymą, žmogiškuosius veiksnius ir darbo eigą, archyvų saugojimo tvarkaraščius ir vertinimą, informacines technologijas ir gyvybiškai svarbių įrašų apsaugą.

3. Informacijos politika. Kas lemia, kas turėtų / neturėtų turėti prieigos prie įrašų? Tai susiję su teisiniais ir etiniais klausimais, kylančiais dėl informacijos laisvės ir privatumo įstatymų, komercinių paslapčių ir kt. Šie dalykai yra sudėtingi, prieštaringi ir labai svarbūs, ypač viešojo sektoriaus dokumentų tvarkymui. Pavyzdžiui, ar visuomenė turėtų turėti prieigą prie kai kurių ar visų valstybės tarnautojų personalo įrašų, ar pirmenybė teikiama tokių pareigūnų teisėms į privatumą? Kada ir kokiu pagrindu darbiniai dokumentų projektai gali būti laikomi konfidencialiais?

Šių trijų pavyzdžių (informacijos gavimo, įrašų gyvavimo ciklo projektavimo ir informacijos politikos) pakanka, jei plačiąja prasme žiūrint į įrašų valdymą kaip į prieigą prie organizacijos darbo įrašų, rodančių, vargu ar galima išvengti informacijos pobūdžio srities praktinio ir konceptualaus sudėtingumo – kuo faktiškai ar potencialiai turtinga vienos ar kitos rūšies teorija.

Stručių mokslas: arba, kas būdinga įrašų valdymui?

Kita teorijos problema profesinėje praktikoje yra noras nustatyti teoriją ar mokslą, būdingą tik toms pareigoms. Tai irgi neprotinga.

Klausimai ir principai, kas turėtų turėti prieigą prie įrašų, yra ir teisinis, ir įrašų valdymo klausimas. Gyvavimo ciklo samprata yra bendra tiek archyvams, tiek įrašų valdymui. Indeksavimo ir klasifikavimo schemos taip pat kelia susirūpinimą bibliotekininkystės, muziejininkystės, duomenų bazių valdymo ir kitoms sritims. Ar tai svarbu? Taip, tai turi teigiamą reikšmę, nes naudinga, kad ir kitos profesinės grupės būtų suinteresuotos spręsti tas pačias ar susijusias problemas. Reikia bendravimo ir bendradarbiavimo, o ne savarankiško profesinio atskyrimo.

Nemanau, kad prieigos prie organizacijos įrašų teikimas turėtų būti nesvarbus ar lengvas. Statusas ir pagarba atsiranda gerai atliekant sunkią ir svarbią užduotį, o ne reikalaujant, kad žmogus būtų archyvaras, bibliotekininkas ar kas kitas. Apibrėžiant įrašų valdymo sritį, netiesiogiai apibrėžiama, kokios teorijos būtų tinkamos. Kuo daugiau idėjų galima pasisemti iš kitų sričių, tuo geresnė bus įrašų valdymo paslauga.

Įsivaizduokite mokslininką, tiriantį strutį – stručio mokslininką. Be abejo, stručių tyrime įtraukta daug teorijų. Tačiau abejoju, ar daug kas būdinga stručiams. Atvirkščiai, turėtume tikėtis teorijų variantų ar specialių atvejų, susijusių su kitais paukščiais ar kitais to paties arealo gyvūnais. Galima būti stručio mokslininku, tačiau nepasitikėkite tuo, kuris teigia, kad stručių mokslas yra kažkaip atskiras ir nepriklausomas nuo kitų disciplinų. Taip paties teigiančio galva gali būti smėlyje.

Teoriniai įrašų valdymo teorijos kontekstai.

„Teoriniu kontekstu“ mes turime omenyje platesnę teorijos sritį, į kurią telpa įrašų valdymo teorija. Tokių teorinių kontekstų gali būti daug. Paminėsime tik tris.

1. Funkcinis kontekstas. Įrašų valdymas tarnauja firmai ar kitai organizacijai. Todėl dokumentų tvarkymo tarnybos misija turi būti susijusi su visos organizacijos misija ir ją palaikyti. Dokumentų valdymo programos vaidmuo turi būti susietas su kitų organizacijos dalių vaidmenimis: darbuotojais, kuriems reikia prieigos prie įrašų, jų poreikiais ir veikla; kitomis su informacija susijusiomis programomis, tokiomis kaip valdymo informacinės sistemos, duomenų apdorojimas, biblioteka ir archyvai. Kitaip tariant, įrašų valdymo teorija greičiausiai bus bergždžia arba neišsami, nebent tai būtų susijusi su požiūriu į visą organizaciją. Tai susiję ne tik su akademiniu smalsumu. Jei norime tvirtinti, kad įrašų tvarkymo vaidmuo yra svarbus, tada turime turėti matymą, kaip gera dokumentų tvarkymo programa prisideda prie organizacijos efektyvumo ir ją palaiko.

2. Profesinis kontekstas. Įrašų valdymas gali būti vertinamas kaip vienas paieškos sistemomis pagrįstų informacinių sistemų šeimos narys. Italas nėra tas pats, kas britas, tačiau jie abu yra europiečiai ir turi keletą bendrų europiečiams būdingų dalykų. Archyvai, bibliotekos, įrašų tvarkymo programos ir įmonių duomenų bazės nėra tas pats, tačiau visa tai yra paieškos būdu pagrįstos informacinės paslaugos, todėl turi keletą bendrų bruožų ir unikalių skirtumų (Buckland 1982, 1991).

Matyti įrašų valdymą, kaip paieškomis pagrįstų informacinių sistemų šeimos narį, – ne naujiena. Ši nuomonė buvo perimta veikale „Dokumentacija“ šio amžiaus pradžioje, ypač Paul Otlet (1868–1944) raštuose (Rayward 1976, 1986). Tai, ką mes dabar vadiname įrašų valdymu, Otlet vadino „administracine dokumentacija“, ir jis tai suprato kaip svarbią administravimo specialybę. Jis taip pat įtraukė tai, ką dabar vadiname valdymo informacinėmis sistemomis, kaip dalį administracinių dokumentų. Otletas parašė keletą straipsnių šia tema ir tam tikru mastu jo idėjos buvo įgyvendintos Europoje (Otletas 1923, 1930, 1934: 350–55; Raywardas 1976: 160, 184).

Otlet archyvus, bibliografiją, bibliotekas, muziejus ir įrašų valdymą laikė plačios „Dokumentacijos“ arba „Bendrosios dokumentacijos“ srities arba, kaip vadinama šiais laikais, informacijos išteklių valdymo dalimis. 1923 m. jis kiek anksčiau rašė, kad administracinė dokumentacija yra „bendrosios dokumentacijos“ šaka, kuri gimė susiliejus ir vėliau sujungus bibliografiją, archyvų administravimą ir net muziejininkystę (Otlet 1923: 13).

Savo laiku Otlet buvo svarbi figūra, tačiau dabar mažai žinoma. Jo raštai tik dabar atsiranda anglų kalba (Otlet 1990). Vis dėlto Šiaurės Amerikoje pastaruoju metu dėmesio sulaukė mintis, kad įrašų valdymas (ir kitos informacinių paslaugų rūšys) gali būti laikomas susijusių informacinių profesijų šeimos dalimi ir teikti lyginamąją teorinę ir praktinę naudą (Seibell 1987; Pemberton & Prentice 1990; Buckland 1991).

3. Intelektinis kontekstas. Kitą konteksto rūšį galima pavadinti „intelektiniu kontekstu“. Iš kur kilo įrašų valdymo idėjos ir kur jos dingo? Tai gali atskleisti du pavyzdžiai. Vienas įrašų valdymo idėjų šaltinis yra archyvinė teorija. Posner (1940 m.) erzino archyvarus savo polinkiu ieškoti senovės Asirijos šaknų. Galbūt ta senovės archyvinė veikla tiksliau galėtų būti apibūdinama kaip senovės įrašų valdymas (Walker 1989). Profesorius Duranti neseniai apibendrino šį intelektinės įrašų valdymo kilmės aspektą (Duranti 1989).

Kitavertus yra mažiau žinoma, kad madingos dabartinės informatikos idėjos, susijusios su hipertekstu ir hipermedija, turi savo šaknis įrašų valdyme. Pagrindinis įkvėpimas toje srityje buvo Vannevar Bush (1945 m.) pranašinga esė „Kaip galime manyti“. Ši fantastika, sukurta 1939 m., buvo pagrįsta jo patirtimi įgyvendinant projektą, kurį finansavo „Eastman Kodak“ ir Nacionalinis grynųjų pinigų registras, siekiant sukurti greitesnį mikrofilmuotų verslo įrašų nuskaitymo metodą naudojant aparatą, vadinamą „sparčiuoju parinkikliu“. Spartieji parinkikliai iš esmės buvo ankstyvojo kompiuterio atkūrimo (angl. Computer Assisted Retrieval – CAR) versija, kurioje užklausos buvo įrašomos kaip modeliai ant paties mikrofilmo šalia dokumentų atvaizdų. Užklausos buvo ieškomos naudojant fotoelementus, kad atitiktų paieškos ir mikrofilmo užklausos modelius. Sparčiųjų parinkiklių technologiją iš pradžių 1920-ųjų pabaigoje iniciavo kurti Zeiss Ikon Vokietijoje, o vėliau, nuo 1930-ųjų iki 1960-ųjų, JAV, kad padėtų rasti ir nuskaityti mikrofilmuotus įmonės įrašus ar technines ataskaitas (Goldberg 1992; Buckland 1992; Alexander & Rose 1964; Stevens 1968).

Palyginimas

Netoli nukeliaujama bandant apibrėžti ir apibūdinti dalykus savais terminais. Būtent palyginimas yra pats pagrindinis intelektinės veiklos dalykas. Įrašų valdymo esminis palyginimas su kitais dalykais yra būtina sąlyga siekiant pažangos kuriant požiūrį – teoriją – į įrašų valdymą. Norėdami geriau suprasti įrašų valdymą, turime skirti daugiau dėmesio jo palyginimui su kita susijusia veikla. Tik nuodugniai suprasdami panašumus ir skirtumus, galime tikėtis, kad įgysime gilų supratimą apie įrašų valdymo pobūdį – teoriją.

Apibendrinimas

1. Teorija yra esminis kažko pobūdis.

2. Teorija neturėtų būti formalesnė, nei leidžia aprašomų reiškinių pobūdis. Pernelyg įformintos teorijos nustoja naudingai apibūdinti tikrovę.

3. Bet koks požiūris į įrašų valdymą, kad tai yra daugiau nei dokumentų klasifikavimas ar dėliojimas, sukurs reikšmingą teorijos pagrindą.

4. Tikėtina, kad kelios įrašų valdymo teorijos dalys būdingos tik įrašų valdymui, nors ir bus išsamus pritaikymas ir bendras derinys. Bendra teorija yra naudinga, nes tai reiškia, kad kiti motyvuoti siekti geresnio supratimo.

5. Įrašų valdymą galima vertinti atsižvelgiant į skirtingus kontekstus, pvz. funkcinį, profesinį, intelektinį. Kiekvieno tokio platesnio konteksto peržiūra suteikia galimybę teorijos visumą išplėtoti.

Literatūra

Alexander, S. N. and F. C. Rose. 1964. The Current Status of Graphic Storage Techniques: Their Potential Application to Library Mechanization. In: Libraries and Automation. Proceeding of the Conference on Libraries and Automation, Warrenton, 1963, ed. by B. E. Markuson. (Washington, DC: Library of Congress, 1964), 111-140.

Aristotle. 1955. The Ethics of Aristotle: The Nichomachean Ethics Translated. (Harmondsworth, UK: Penguin).

Boyce, Bert R. and Donald H. Kraft. 1985. Principles and Theories in Information Science. Annual Review of Information Science and Technology 20:153-78.

Buckland, Michael. 1982. Records Management in its Intellectual Context: Experience at

Berkeley. ARMA Quarterly 16:26-28, 30.

Buckland, Michael. 1991. Information and Information Systems. (New York: Praeger).

Buckland, Michael. 1992. Emanuel Goldberg, Electronic Document Retrieval, and Vannevar

Bush's Memex. Journal of the American Society for Information Science 43 (May 1992): 284-294.

Bush, Vannevar. 1945. As We may Think. Atlantic Monthly 176:101-106.

Duranti, L. 1989. The Odyssey of Records Management. ARMA Quarterly 23, no. 3 (July 1989): 3-11 and no. 4 (Oct. 1989):3-11.

Goldberg, Emanuel. 1932, 1992. The Retrieval Problem in Photography (1932). Transl. and notes by M. Buckland. Journal of the American Society for Information Science 43 (May 1992): 295-298.

Otlet, Paul. 1923. Manuel de documentation administrative. (IIB publ. 137). (Brussels: Institut International de Bibliographie).

Otlet, Paul. 1930. Sur les possibilités pour les entités administratives d'avoir à tout moment leur situation présentée documentairement. (IIB Publ. 162). (Brussels: Institut International de Bibliographie).

Otlet, Paul. 1934. Traité de documentation. (Brussels: Editiones Mundaneum, 1934. Reprinted Liège, Belgium: Centre de Lecture Publique de la Communauté Française, 1989).

Otlet, Paul. 1990. International Organization and Dissemination of Knowledge: Selected Essays. Transl. and ed. by W. B. Rayward. (FID 684). (Amsterdam: Elsevier).

Oxford English Dictionary. 1989. 2nd ed. (Oxford: Clarendon Press), v. 7, p. 902. Pemberton, J. Michael and Ann Prentice, eds. 1990. Information Science: The Interdisciplinary Context. (New York: Neal-Schuman).

Posner, E. 1940. Some Aspects of Archival Development since the French Revolution. American Archivist 3 (July 1940):159-172. Reprinted in M. F. Daniels and T. Walch, eds. 1984. A

Modern Archives Reader. (Washington, DC: National Archives and Records Service), 3-14. Rayward,W. Boyd. 1976. The Universe of Information: The Work of Paul Otlet for Documentation and International Organization. (FID 520). (Moscow: VINITI).

Rayward, W. Boyd. 1986. Otlet, Paul-Marie-Ghislain. In: ALA World Encyclopedia of Library and Information Sciences. 2nd ed. (Chicago: American Library Association), 626-28.

Schon, Donald A. 1983. The Reflective Practitioner: How Professionals Think in Action. (New York: Basic Books), 42-45.

Seibell, C. S. 1987. Records Management in its Intellectual Context. Records Management Quarterly 21:3-14, 42 & 49.

Stevens, G. W. W. 1968. Microphotography: Photography and Photofabrication at Extreme Resolution. 2nd ed. (New York: Wiley).

Walker, B. 1989. Records Managers and Archivists: A Survey of Roles. Records Management Quarterly 23 (1989):18-20, 45 & 49.